Berichten

Werken aan werk is ook werken

Een zestal tips om werken aan werk effectief en efficiënt te organiseren  

 

  • Ook al past mijn moeder twee dagen op de kinderen, ik heb eigenlijk geen gelegenheid om rustig te werken aan werk”
  • Ik vind het heel moeilijk om regelmaat te creëren met betrekking tot de baanverwerving”
  • “Een dag is iedere keer weer zo voorbij, eigenlijk voordat ik echt iets gedaan heb”

 

Wellicht herken je dat. Het overkomt je namelijk zo gemakkelijk.

In een van mijn vorige artikelen gaf ik aan, dat voor het verwerven van een baan een goede strategie heel belangrijk is.

Maar met die goede strategie ben je er nog niet. Werken aan werk is echt werken. Dat vraagt wilskracht. En discipline.

Je maakt het jezelf echter onnodig moeilijk, als je werken aan werk niet goed organiseert.

Door je werk goed te organiseren en door routines te creëren, zorg je dat je effectiever en efficiënter kunt werken aan werk. En voorkom je dat je je wilskracht bijna moet uitputten, om daadwerkelijk aan de gang te gaan.

 

In dit artikel geef ik je een zestal tips om werken aan werk effectief en efficiënt te organiseren.

 

werken aan werk is ook werken

 

1.  Zorg voor een eigen kantoor

 

Je hebt een eigen ruimte nodig. Dat hoeft geen aparte werkkamer te zijn, alhoewel dat natuurlijk wel ideaal is. Maar heb je die mogelijkheid niet, wellicht kun je ergens in je huis een werkhoek creëren. Op je slaapkamer, een logeerkamer, een rustige hoek in je woonkamer, op zolder?

Ik herinner me een coachklant die met hulp van haar partner de zolder opruimde om daar een werkplek te creëren. Zo kon zij boven rustig werken, terwijl haar moeder met de kindjes beneden was.

Zorg voor goede voorzieningen op je werkplek; een goed werkende computer, een printer, internet. Het klinkt jou misschien vreemd in de oren, maar ik maak het mee dat coachklanten bijvoorbeeld geen printer hebben. In mijn ogen werkt dat dus niet.

Zorg voor goed licht en maak de ruimte waarin je werkt ook aantrekkelijk. Zorg bijvoorbeeld voor iets moois aan de wand, koop een mooie plant of zorg voor een boeket bloemen. Jouw kantoor moet een plek zijn, waar je graag vertoeft en die inspirerend voor je is. Je zult namelijk heel wat uren op deze plek doorbrengen.

Kun je in je eigen huis geen werkruimte creëren of vind je het prettig om ’s ochtends naar je werk te gaan, regel dan een werkruimte elders. Zo had een van coachklanten ruimte geregeld op het kantoor van een vriend. Dat kan erg stimulerend werken. Temeer omdat je tussen de werkenden zit.

Maar ga niet in een kroeg zitten. Zo dacht een van mijn coachklanten het nuttige met het aangename te combineren. Samen met haar vriend gingen ze beiden met laptop naar de kroeg. Maar dat is niet goed voor je focus.

 

 

2.  Zorg dat je telefonisch goed bereikbaar bent

 

Communiceer je telefoonnummer. Zet je mobiele nummer op je cv en in je profiel op LinkedIn. Op LinkedIn niet alleen bij de contactgegevens, maar ook onderaan je samenvatting.

Zorg ook voor een passend afwezigheidsbericht voor als je telefonisch niet bereikbaar bent.

Bel terug als iemand jou gebeld heeft, terwijl jij hem niet te woord kon staan.

Heb aandacht voor een omgeving waarin je rustig kunt bellen. Zit je bijvoorbeeld in gezelschap met anderen en kun je niet rustig praten? Vraag dan wanneer het schikt dat je terugbelt.

Hetzelfde geldt als je gebeld wordt in een rumoerige omgeving, bijvoorbeeld in een drukke straat, een restaurant of met aandacht vragende kinderen in huis.

 

 

3.  Organiseer het doen van je onderzoek en netwerken

 

Het is heel handig om dat digitaal te doen, bijvoorbeeld in Excel of Outlook, maar het kan natuurlijk ook op papier.

Zorg voor jezelf dat je heel helder hebt wat je specifiek wilt onderzoeken m.b.t. de behoeften op de arbeidsmarkt en bepaal het doel van je onderzoek.

Het is handig om voor elk onderwerp dat je wilt onderzoeken een overzicht bij te houden van artikelen, te lezen boeken, namen en adressen van contactpersonen, issues, trends, kansen, problematiek en resultaten van je onderzoek. Maak van de diverse topics eventueel hoofdstukjes of mapjes in je database.

Noteer namen van bedrijven en personen die interessant voor je zijn. Leg vast wat voor soort bedrijf het is. En wat de functie is van de persoon die je wilt spreken of gesproken hebt. Noteer e-mailadressen en telefoonnummers. Eventueel ook de namen van secretaresses of assistenten.

En maak connecties op LinkedIn en onderhoud ze.

Maak aantekeningen van elk gesprek. Als je binnen een organisatie met meer dan één persoon spreekt, maak dan een mapje voor elk afzonderlijk.

In een van mijn vorige artikelen vind je concrete tips om je acties met betrekking tot je baanverwerving overzichtelijk te administreren en te archiveren.

 

 

4.  Gebruik je tijd optimaal

 

Vaak hebben mensen bepaalde tijden op een dag dat ze productiever zijn dan op andere momenten. Zo is de een bijvoorbeeld vooral een ochtendmens, terwijl iemand anders pas tegen de avond echt begint op te bloeien. Dat herken je vast wel.

Tot op zekere hoogte kun je je tijd zo managen dat je je voordeel kunt doen met je eigen biologische klok.

Maar er zijn ook min of meer algemene regels, ongeacht persoonlijke voorkeuren:

  • Sta op tijd op, of je een ochtendmens bent of niet. De meeste mensen beginnen ’s ochtends met hun werk.
  • Doe alsof je naar je werk gaat. Als je niet buitenshuis werkt, kleed je toch aan en ga naar je bureau.
  • Ben je een avondmens, probeer dan je afspraken vooral te plannen aan het eind van de ochtend. Doe je bureauwerk later op de dag, als het gemakkelijker voor je is om productief te zijn en scherp te blijven.
  • Ben je een ochtendmens, doe het dan precies omgekeerd.
  • Voorkom dat je ’s avonds laat aan het werk bent, behalve als dat echt nodig is. Zelfs als je een nachtdier bent, zal tot laat werken je de volgende dag minder productief maken.
  • Plan af en toe een pauze en geef jezelf kleine beloningen. Luister dan bijvoorbeeld naar muziek, maak een ommetje of bel een vriend of vriendin voor het maken van een afspraak.
  • Bedenk wanneer je mensen het best kunt bellen. Dat hangt ook samen met hun functie. Wil je bijvoorbeeld een afspraak maken met een accountmanager, dan is het wellicht niet zo handig om die maandagmorgen als eerste te bellen. Dan heeft men waarschijnlijk wel iets anders te doen, dat een hogere prioriteit heeft. En zo moet je theatermensen bijvoorbeeld ook niet bellen voor 12.00 uur, omdat ze waarschijnlijk de avond ervoor tot laat hebben gewerkt.
  • Formuleer concrete doelen en vink die af als je een doel hebt gerealiseerd. Laat je inspireren door de uitspraak “Kleine doelen, groot succes”.

 

 

5.  Houd jezelf aan je schema

 

Bepaal aan het eind van de dag je plan voor de volgende dag. Doe hetzelfde aan het eind van een week en aan het eind van een maand.

Gebruik een maandplanner om bijzondere activiteiten in blokken in te plannen; geef je deadlines aan, maar houd daarbij wel rekening met vakanties en sociale verplichtingen, die consequenties hebben voor jouw planning. Zo zorg je dat je planning reëel is.

Gebruik een weekagenda om specifieke afspraken in te plannen en je dagelijkse activiteiten.

Gebruik je tijd goed. Neem bijvoorbeeld een klein notitieblokje of je tablet overal mee naar toe. Als je zit te wachten op een afspraak, of als je tussen twee afspraken in zit, kun je dan gemakkelijk even wat aantekeningen maken of eventuele lijstjes, of ideeën formuleren voor brieven, e-mails of voorstellen voor potentiële opdrachtgevers.

 

 

6.  De kracht van doelen

 

Een methode is naar mijn mening geen doel op zichzelf, maar een hulpmiddel om andere doelen te realiseren.

Zo is de Life\Work Design methodiek een middel om jou te helpen om jouw doelen met betrekking tot jouw leven en jouw werk te realiseren.

Houd je doelen goed voor ogen. Jouw doelen zijn je motivatiebron. Hang je doelen bijvoorbeeld op in je werkruimte, zodat je ze goed kunt zien. En begin en eindig je dag met het lezen van je doelen. Dat zal je inspireren en je energie geven.

 

 

Kun jij wel wat hulp gebruiken bij het realiseren van je doelen?

Bel (0575-544588/ 06-54762865) of e-mail (marlene@lifeworkdesign.nl) me voor het maken van een afspraak voor een oriënterend gesptrek.

 

 

Een stappenplan om werk en privé in balans te brengen

Hoe je komt tot een balans tussen werk en privé

 

Je geniet van je werk. Je krijgt kansen. En je grijpt ze, om je te ontwikkelen. Toch wringt er iets, een knagend gevoel. Je wilt meer dan alleen je werk. Je vraagt je af “hoe kom ik tot meer balans tussen werk en privé?”

Dit artikel geeft je een stappenplan, met concrete oefeningen om die balans te bereiken.

 

Een stappenplan om werk en privé in balans te brengen

 

Stap 1 Plaats jezelf eens in de toekomst

Verbeeld je dat het twintig jaar later is dan nu; het is 2036. Je geniet van een kop koffie en pakt je krant. Wat schetst jouw verbazing? Jouw naam op de voorpagina. Het hoofdartikel gaat over jou! Het verhaal beschrijft wat jij bereikt hebt en wat je hebt betekend voor andere mensen. In het artikel lees je uitspraken van jou, je vrienden, je collega’s.

Wat wil je uit het leven halen? Fantaseer over wat jij hebt neergezet over twintig jaar. Pak je laptop of een vel papier en schrijf (in steekwoorden) je verhaal.

 

 

Stap 2 Maak een lijst van jouw talenten.

Wat kun je goed? Wat zeggen anderen dat je goed kunt?

Welke talenten wil je inzetten in de dingen die je doet? Wat zijn de activiteiten die je het allerliefste doet? Van welke activiteiten gaan je ogen stralen en gaat jouw energie stromen? Met welke activiteiten kun je jouw accu lekker opladen?

Schrijf die activiteiten op en maak je lijst zo lang mogelijk.

 

 

Stap 3 Maak inzichtelijk waar je je tijd aan wilt besteden

In een week heb je 168 uur te besteden. Jij hebt het voor het uitkiezen. Jij mag bepalen hoe je je tijd wilt besteden. Hoe ziet jouw plaatje er dan uit?

Maar let op! Een groot deel (zo’n 90 uur per week) wordt al in beslag genomen door wat men noemt “persoonlijk onderhoud”: slapen, lichaamsverzorging, eten en sanitaire stops.

Teken een cirkeldiagram. Geef globaal en bijna associatief de verdeling aan van de tijd, die jij wilt besteden aan wat voor jou belangrijk is. Maak je eigen keuzes.

 

 

Stap 4 Ga na hoe je je tijd NU besteedt

Ga eens na hoe jij jouw tijd nu daadwerkelijk besteedt. Teken een tweede cirkeldiagram. Geef aan hoe het plaatje er nu daadwerkelijk uitziet.

Leg de twee cirkels naast elkaar. Aan welk gebied wil je meer aandacht en tijd besteden dan nu het geval is?

 

 

Stap 5 Bepaal wat je kunt delegeren

Blik eens terug naar jouw activiteiten van afgelopen week. En rangschik deze in vier kolommen. (1) “Doe ik graag, maar hoef ik niet te doen”. (2) “Doe ik graag, moet ik doen”. (3) “Doe ik niet graag, hoef ik ook niet te doen”. (4) “Doe ik niet graag, moet ik doen.

Welke activiteiten wil je niet langer doen? Wat kun je aan een ander overlaten? Wat wil je delegeren?

 

 

Stap 6 Kies wat het meest waardevol voor jou is

Kijk eens terug naar jouw cirkeldiagrammen en de vier kolommen. Welke waarden komen dan naar voren? Wat betekent dat voor jou? Welke keuzes wil je maken op basis van de waarden die belangrijk voor je zijn?

 

 

Je snapt het al: het gaat om kiezen.

Durf te kiezen. Formuleer je doelen. En realiseer wat jou voor ogen staat. Het is niet altijd makkelijk om te kiezen. Het betekent ook dat je andere zaken moet laten gaan. Dat kan pijn doen. Je kunt die pijn verzachten door terug te denken aan wat de keuze je oplevert.

 

Prioriteit gaat kortom niet over tijd, maar over lef. Durf te gaan voor wat voor jou belangrijk is.

 

photo credit: torisan3500

 

 

 

 

“Key to life is balance”?

Is het streven naar balans tussen werk en privé de beste oplossing om goed in je vel te zitten?

 

“Ik heb het woord ’balans’ uit mijn vocabulaire geschrapt. Dat kost alleen maar energie, want dan vraag je je voortdurend af of die balans er nog wel is. Ik ga vol voor mijn gezin én mijn werk”,

zegt Jolanda Holwerda, oprichter van ‘Lof’ in een interview in NRC van 11 februari

 

Balans tussen werk en privé is een veel besproken thema. Zeker nu door ‘Het Nieuwe Werken’ werk en privé steeds meer door elkaar heen zijn gaan lopen.

Niet alleen bij Jolanda, maar ook bij veel andere werkenden is werk en privé steeds meer geïntegreerd. In hoeverre kan je dan überhaupt nog spreken van balans tussen werk en privé? Dat vraag jij je misschien ook af.

Lees meer

Teveel zekerheid is ongezond

Waarom een contract voor bepaalde tijd ook heel heilzaam kan zijn

 

‘Het aantal nieuwe personeelsleden dat direct bij aantreden een vast contract kreeg aangeboden is in 2011 gedaald met 97%’, zo meldde het UWV begin deze maand.

Die mededeling heeft voor veel verwarring gezorgd en veel stof doen opwaaien.

Zo kopte Trouw: ‘Niemand krijgt meer een vaste baan’. En zo werd in de Tweede Kamer door PvdA en D66 opheldering gevraagd over cijfers van UWV.

Ook al blijkt uit nader onderzoek dat het totaal aantal mensen dat vorig jaar een vast contract kreeg, aanzienlijk hoger ligt dan de 2.000 genoemd door het UWV, het feit blijft dat er minder vaste contracten worden aangeboden dan voorheen.

 

Minder contracten voor onbepaalde tijd, dat lijkt vooral een negatieve ontwikkeling. Je hebt immers minder zekerheid en je moet als werknemer maar afwachten of je aanstelling wordt gecontinueerd.

Maar is die ontwikkeling alleen maar negatief? Ik denk het niet.

Lees meer

Carrière en gezin samen op

Opvoeden van en zorg voor kinderen hoeft niet te conflicteren met carrière maken

 

Bij het doorlezen van mijn e-mail lees ik een berichtje van Mariska. Mariska is een voorbeeld van een goed opgeleide, ambitieuze vrouw, die haar kwaliteiten graag in wil zetten in het werk dat ze doet. Sinds een aantal weken is zij aan het werk in haar nieuwe baan.

Daar had ze geweldig naar uitgekeken. Wát was ze gedreven. En hoe heerlijk was het voor haar om weer intellectueel geprikkeld te worden en haar kwaliteiten als professional ten volle in te kunnen zetten.

De overstap was niet zonder slag of stoot gegaan. Er moest heel wat geregeld worden, om te beginnen de opvang van haar kinderen. En dan werken de wachtlijsten in de kinderopvang lang niet altijd mee. Maar met wat compromissen kreeg ze het voor elkaar.

Aanvankelijk genoot ze met volle teugen van haar nieuwe werk. carrière en gezin samen opVeel afwisseling, veel nieuwe indrukken en veel leren. Maar de werkdruk neemt gaandeweg toe. De balans tussen werk en privé is ver te zoeken. “Is dit wat ik wil?”, vraagt ze zich dan ook af. “Gaan carrière maken, kinderen opvoeden en zorgen voor kinderen überhaupt samen?” Lees meer